部队会议室预定解决方案

    关键字：部队会议室预约管理系统软件、内网、服务器、交换机、有线无纸化屏、有线桌牌、有线门牌、国产化操作系统、欧拉、统信、鸿蒙。

    在有些部队中对会议室的使用非常频繁，并会议内容的保密及安全重视的更高。如何更便捷高效的组织会议以及尽可能提高会议室的利用率呢？并如何达到会议保密及安全呢？这就得通过信息化的手段来管理会议室了，我们公司在多个案例中总结和制作出一款优秀的会议室预约管理系统，通过这个系统能大大提升会议的效率以及会议室的利用率，从而也促进了整个部队工作效率的提升和会议内容的保密安全。

1，会前预定

    开会前需要提前在会议预约管理软件里预定会议室，可以通过电脑查看会议室各个时段的预定状态，快速找到空闲的时间段进行预定，同时可通过会议室设备、容纳人数、可用时段等条件快速检索会议室进行快速预定。

    默认情况下，输入主题、会议日期、会议时间、选择参会人（可选）、会议服务项（如：茶水服务、视频会议等可选项）即可完成预定。

    支持周期预约，比如固定每周一8点-9点在1号会议室开例会，只要创建一个周期会议的预定即可在每周一指定时间段占据这个会议室。

    支持同时预定多个会议室，如果一个会议需要使用多个会议室，只需要选择多个会议室即可。

    支持临时把多个会议室合并成一个会议室进行预定。

2，会前通知

    通知参会人：预定成功系统会通过发送短信或者邮件给参会人，会前15-30分内会再次发消息给参会人提醒参会。

通知会议服务人员：如果选择了服务项，系统会发送短信或者邮件给会议服务人员，以便服务人员提前准备好会场。

   会议取消通知：如果主持人因故取消了会议，系统会通过发送短信或者邮件给参会人以及服务人员。

3,会中通知

    会议结束前15分钟，提醒参会人员会议即将结束，以便提醒会议主持者是否需要延长会议，如果要延迟，需要在系统里面进行续约。

可通过系统实时发送短信给服务人员，以便人员能及时进行服务，比如呼叫茶水服务等。

4,会议签到/签退

    支持多种签到/签退方式：

    A,直接在手机点击签到签退按钮。

    B,可通过手机扫码进行签到签退。

    C,可以在信息展示屏上点击签到/签退按钮。

    对于参会人的签到有相应统计，可方便查看谁没有来参会。

5,与门禁集成

    如果需要控制会议室的门只有预定人才能开门，系统提供了扫码开门的方式，只有成功预定了会议室并且在会前30分钟到会后30分钟内才能扫码开门。

注：门禁的集成需要根据选择的门禁厂家做接口进行二次开发。

6，与exchange、office365集成

    约后的会议信息可以同步到outlook的日历中，同时在outlook上发起的会议预约信息也能同步到会议系统中。

7，会议展示

    支持鸿蒙显示屏对会议信息进行展示，提供可视化展示界面的制作，可以在信息屏上展示：当前会议、待开始的会议列表、图片轮播、滚动字幕、时钟等信息，同时支持一个屏幕划分多个区域显示多个会议室的会议信息;支持直接在信息屏上预约会议室。

8，统计分析

    提供会议室预约次数、预约时长、某个时间段内使用率的统计，可以通过这些统计方便了解会议室的使用情况。提供用户取消次数的统计，方便了解哪些用户经常预约了会议室但又不使用的情况，并可以对这些用户在指定时间内不可预约。

9，硬件设备

A,国产服务器：浪潮服务器，1U机架式 ，四核3.4G，单400W电源，双口千兆网卡， 16G内存，2块1T SAS硬盘，阵列卡，支持国产操作系统，三年保质。

B, 双面7寸电子桌牌:用国产linux 智能会议桌牌专用系统，更稳定更安全可靠。低功耗设计，整机功耗＜6W。双面7’高清IPS液晶屏，显示效果清晰亮丽。1024*600IPS 液晶显示屏。

C,24口24V POE交换机:24个10/100Base-TX PoE 网口，2个10/100/1000Base-T上联网口，1个1000Base-X上联SFP插槽；24个支持IEEE802.3 af/at以太网供电标准RJ45端口，单口最大输出功率25.4W。

E, 有线无纸化屏: 12.6寸， 麒麟芯片， 2.5K高清，120Hz，办公平板电脑，12+512GB ，键盘+笔 ，鸿蒙操作系统，有线上网转换器。

10,售后服务

A,安装部署，实施培训。

B,硬件,软件免费维护一年。